Sechs Monate nach dem Inkrafttreten der verschärften E-Rechnungspflicht zum 1.
Januar 2026 können zahlreiche kleinere Stadt- und Gemeindeverwaltungen in Deutschland eingehende elektronische Rechnungen technisch noch immer nicht regelkonform verarbeiten.
Statt die strukturierten Datensätze automatisiert in ihre Buchhaltungs- und Fachverfahren einzulesen, drucken Beschäftigte die Belege vielerorts aus und erfassen sie von Hand – ein Behelf, der dem Ziel der Reform, Medienbrüche zu beseitigen, zuwiderläuft.
Berichte aus dem kommunalen Umfeld und von Marktteilnehmern zeichnen das Bild einer Umsetzung, die zwischen großen und kleinen Verwaltungen weit auseinanderfällt.

Was bedeutet die verschärfte E-Rechnungspflicht?

Unter einer elektronischen Rechnung versteht der Gesetzgeber nicht das eingescannte oder als PDF verschickte Papierdokument, sondern einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz nach europäischer Norm.
In Deutschland sind dafür die Formate XRechnung und das Hybridformat ZUGFeRD maßgeblich.
Für öffentliche Auftraggeber gilt der elektronische Rechnungsempfang bereits seit 2020, gestützt auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die E-Rechnungsverordnung (ERechV).
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde zum 1.
Januar 2025 zudem der Empfang von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verbindlich, gefolgt von gestaffelten Pflichten zum Versand.
Die jüngste Verschärfung verlangt von Verwaltungen, eingehende Rechnungen nicht nur entgegenzunehmen, sondern medienbruchfrei weiterzuverarbeiten.

Warum scheitern kleinere Kommunen an der Umsetzung?

Die Gründe liegen weniger im Recht als in der technischen Ausstattung.
Während Bund und größere Städte über zentrale Rechnungseingangsplattformen wie die ZRE des Bundes oder die OZG-konforme Lösung OZG-RE verfügen, fehlt es kleineren Verwaltungen häufig an passenden Schnittstellen zu ihren bestehenden Haushalts- und Buchhaltungssystemen.
Hinzu kommen knappe IT-Budgets, ein Mangel an Fachkräften und eine über Jahre gewachsene, fragmentierte Softwarelandschaft.
Branchenbeobachter verweisen darauf, dass die Anbindung an die strukturierten Formate oft externe Dienstleister erfordert, deren Kapazitäten begrenzt sind.
So entsteht die paradoxe Situation, dass eine Rechnung zwar elektronisch eintrifft, intern aber wieder zu Papier wird, um überhaupt bearbeitet werden zu können.

Welche Folgen drohen Verwaltungen und Lieferanten?

Der Rückgriff auf Ausdrucke kostet die erhofften Effizienzgewinne und schafft neue Fehlerquellen bei der manuellen Erfassung.
Für lokale Handwerksbetriebe und Dienstleister, die Kommunen beliefern, können sich Prüf- und Zahlungsvorgänge verzögern.
Zugleich geraten die Verwaltungen in ein Spannungsverhältnis zu den Zielen des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das durchgängig digitale Abläufe vorsieht.
Kommunale Spitzenverbände dringen seit Längerem auf mehr Unterstützung bei der Umsetzung, etwa durch standardisierte, kostengünstige Anbindungslösungen und längere Übergangsfristen für besonders kleine Träger.
Ob die Aufsichtsbehörden bei anhaltenden Verstößen einschreiten, ist bislang offen; in der Praxis dürfte der politische Druck zunächst auf Nachbesserung und Förderung statt auf Sanktionen zielen.
Ohne gemeinsame technische Bausteine, so die Einschätzung von Marktteilnehmern, bleibt die flächendeckende Digitalisierung des kommunalen Rechnungswesens vorerst Stückwerk.